Spara tid och pengar med digital dokumenthantering

Trots vår datoriserade värld finns det många företag där pappersdokument fortfarande är en betydande del av verksamheten. Ett exempel är transportbranschen där ett åkeri kan ha tusentals fraktsedlar varje månad och den manuella hanteringen kräver stora arbetsinsatser. När dessutom högarna växer snabbt tar det längre och längre tid att leta reda på den fraktsedel som behövs i rätt ögonblick.

Så vad är lösningen?

Att överföra denna manuella process till en smidig digital hantering har visat sig kunna ge ett gigantiskt språng i effektivitet och spara stora summor pengar. Istället för att lägga ner arbete på att sortera in och föröka leta reda på handlingar kan personalen nu ägna sin tid åt att ta emot och ge bättre service till kunderna.

Och hur gör jag det?

Man kan börja med att hitta någon som kan erbjuda program för dokumenthantering. Dina dokument skannas in och lagras i ett digitalt arkiv, där de sen är lätta att söka och att ta fram. Exempel på pappersdokument som är väl lämpade för det här är:

  • Fraktsedlar
  • Leverantörfakturor
  • Leasingkontrakt

Det här är dokument som sorteras i olika i pärmar och tidigare har kunnat täcka hela väggar på kontoret. Om allt gjordes rätt så var det ett fungerande, om även arbetskrävande, system. Men alla gör vi ibland misstag och de gånger ett pappersdokument hamnar fel är det ingen avundsvärd uppgift att gå igenom samtliga pärmar tills exempelvis den förlorade fakturan äntligen återfinns. Visst, du kan placera ett dokument på fel ställe även i en dator, men en sökning där sker med ett klick och är klar inom någon minut.

Digitala dokument ger en helhetslösning

När tidigare varje kontorsrum hade sin uppsättning med pärmar och mycket tid ägnades åt att ringa och fråga eller vänta på kopior av dokument, finns nu alla dokument tillgängliga för alla kontor på alla orter. Eller rättare sagt för de personer som du gett behörighet att se dem.

All relevant information finns tillgänglig i realtid, vilket sparar tid både för dig och dina kunder. Dessutom höjs servicen på kundtjänst och support ytterligare en nivå..